思わずイラッとしちゃうくらい「仕事が遅い人」に共通する3つの特徴

「いつまで同じ仕事やってんの!?」

なんてついついツッコミたくなるくらい仕事が遅い人っていますよね。

いそがしいときにそういう「仕事が遅い人」を見かけると、ついついイライラしちゃうもの。

でも本人は一生懸命仕事をしているから、強く怒ることもできないし…かといってゆっくり待ってもいられないですよね。

これを読んでいるあなたも「もしかしてわたしのこと!?」なんてドキッとしていませんか?

そこで、今回は「仕事が遅い人」に共通する3つの特徴と改善策をご紹介しますので、心当たりのある方はセルフチェックのつもりで確かめてみましょう!

 

仕事が遅い人の特徴

わたしもどちらかといえば仕事が遅い人に分類されるのかなあ、なんて思っていますが、職場の人はだれも面と向かって「あなたは仕事が遅くて周りをイラつかせてるよ!気をつけて!」なんてアドバイスはしてくれません。

思い当たるフシがあるひとは、この記事の後半に「事務仕事を早くするためのコツ」も書いてますので、最後まで読めばもう仕事で周りをイラつかせることはきっとないはず!

 

特徴1「そもそも仕事の仕方が間違ってる」

全く同じスキルの人が同じ仕事を同条件で取り組んでも、業務の順序を間違えたら倍以上時間がかかってしまうことはよくある話。

仕事が遅い人は、このように業務の順序を間違えているパターンが多いです。

例えばこんな人が当てはまります。

  • FAXを送った後に誤字脱字が気になり、送信後なのに誤字脱字チェックをする人
  • 会議で使う資料を、人数分印刷しちゃったあとに上司に内容をチェックしてもらう人
  • 会社を出てすぐに商品を忘れていないか気になって慌てて確認する人

「そんな人いないでしょ笑」なんて思いましたか?

文字にすると一見ありえなさそうな話ですが、仕事が忙しかったり、事務ミスをして慌てているときに案外こういう間違いをしている人、結構多いんですよ。

こういう風に業務の順序を間違えてしまう人は、普段から目の前の仕事しか見えておらず、仕事の全体像が見えていない場合が多い傾向があります。

 

業務の順序以外にも、「仕事に取りかかるのに時間がかかる」というのも仕事が遅い人の特徴です。

あなたの周りに依頼されてもすぐに仕事に手をつけず、「今の仕事が落ち着いてからしよう」といつも後回しにしちゃう人はいませんか?

締め切り間近になってさすがに危機感を抱き、ようやく取りかかったけど自分一人では間に合わないから同僚に手伝ってもらう…なんて周りをイラつかせる典型的なシチュエーションです。

また、仕事が遅い人はそもそも仕事の目的を理解していない可能性があります。肝心なゴールを分かっていないので、意味のないグラフ作成に時間を費やしたり、関係のない仕事をしたりして、ありえない方向にシュートを決めようとがんばってしまいます。

こういうひとは、指示をちゃんと聞いていないか、そもそも指示がちゃんと理解できていません。そして困ったことに、指示が分からなくても上司に聞き返そうともしないのです。

 

特徴2「まじめで丁寧すぎる」

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)と同じく大切なのが、メモを取ること。でも、仕事が遅い人のなかには「メモを取りすぎて遅い」人もいます。

メモを取ること自体は丁寧で素晴らしいのですが、あまり真面目すぎると仕事を教わっている時も、先輩が一言話すたびにメモ、また一言話すとメモ…なんてことも。

そういう人は、メモを取るたびに会話がストップし先輩を待たせていることに気づいていません。また、メモを取ることで安心しきってしまい、メモを見ながらじゃないと不安で仕事ができません。

 

まじめすぎる人はセルフチェックをする回数が多すぎる傾向もあります。一つ作業をするたびにチェックするため、必然的に仕事が遅くなります。

また、まじめすぎる人には次のような特徴もあります。

  • 気を利かせて「もしかしたら使うかも…」と会議に関係ない資料を作成する
  • 凝り性で、書類のレイアウトや書体選びに時間をついつい時間をかけすぎてしまう
  • 二度手間な仕事が多い(メールを送った後に「メール送りましたので…」と電話する、など)
  • 丁寧で腰が低いが、恐縮しすぎて自分から上司や先輩に質問ができない。
  • 迷惑をかけまいと、何が何でも全て自分でやろうと頑張りすぎる

他にも、今抱えている急ぎの仕事より、先輩や上司のちょっとした頼みごとを優先してしまう、なんてこともよく見られます。

まじめな人は、自分では一生懸命、そして丁寧に仕事をしているのです。ですが、まじめすぎて周りからの「早くして!」という無言のプレッシャーに気づかないのです。

 

特徴3「とにかく集中力がない」

仕事に対する情熱は人それぞれですが、いつも眠そうにしている人は印象が良くありません。仕事が遅い人の中には、プライベートがとても需実しすぎていていつも疲れている…なんて人もいます。

集中力が欠けている人は仕事に対するモチベーションが低く、都合が悪いことがあればすぐに文句を言いがちです。

仕事に対する意識が低いと、どうしても仕事より同僚の雑談が気になっててが止まってしまいます。

また、電話をするだけでもひどく大変に感じ、仕事の連絡は「電話1本するだけなのになんでこんな時間がかかるの!?」と思うほど遅い。

なにより、集中力がないとささいなことを判断をするのにもすごく時間がかかります。そのため、集中力がない人は頻繁に考え事をしてしまい、「どっちにしようかな…」と仕事の手が止まっていることもよくあります。

仕事を止めてしまうと、当然その分仕事が遅く、周りに迷惑をかけてしまうことになりっます。

 

改善策

いかがでしたでしょうか。心当たりがある特徴はありましたか?

「あ、これわたしのことだ」と思った方はここからが必見。

ここからは、仕事が遅いのを治す方法をご紹介したいと思います。

 

60点の仕事を目指す

あたりまえのことを言いますが、良い仕事をしようとすればするほど、時間がかかります。

仕事のクオリティと仕事の速さは、どちらかを求めればどちらかを諦めないといけないトレードオフの関係にあります。

仕事ができる人もできない人も、実は本質的な事務処理能力は同じ。大切なのは、いかに不要な業務をなくすか。仕事が出来る人は手の抜きどころを見つけるのが上手なのです。

イメージとしては、60点の仕事を目指すと良いでしょう。60点でも、上司が求める条件さえ満たしていれば十分に評価をしてくれます。というのも、上司は多くの場合「100点の仕事よりも、60点で良いからすぐに自分の指示を実行してくれること」を求めているからです。

 

うまく手を抜くためには、仕事の中でも「あまり大切じゃない業務」を探す必要があります。そのため、まずは仕事の全体像を把握しましょう。

どのような作業をし、何が評価されるかをリストアップし、一つの仕事の中に「大切な業務」と「そこまで完成度を求められない業務」を見つけ、そこから逆算して「今自分はどこに力を入れればいいのか」を考える。これは、仕事ができる人なら誰でも実践しているテクニックです。

仕事には常に「締め切り」がつきもの。どんな仕事も、限られた時間でこなさなきゃいけません。

でも、何より覚えていて欲しいのは、あなたの集中力には限界があるということ。自分の力とスキルを一番効率よく活用するためには、その仕事のどこに力を注ぎ込めばいいかよく考えながら仕事をしましょう。

仕事に対して「手を抜く」というのは、一見悪いことにも見えるかもしれません。でも、手を抜くということは、力の入れどころが分かるということ。うまく手を抜くことで、あなたの仕事の速さは2倍や3倍にだってなります。

 

はじめのうちは、どこで手を抜こうか考えているだけで時間がどんどん過ぎ去ってしまうかもしれません。ですが、30分かけてもいいからじっくりと手の抜きどころを吟味すること。そうすれば、それがあとで2時間もの節約にだってつながります。

仕事は、手を動かしている時だけが仕事というわけじゃありません。ただやみくもに仕事に向かうのではなく、仕事を効率化するためにじっくり考える時間を作りましょう。

 

アンテナを張り巡らそう

仕事を早くするためには、反応速度(=レスポンス)を早める必要があります。オリンピック選手のような動体視力や反射神経は生まれ持った身体に左右されますが、仕事の反応速度はどんな人でも必ず鍛えることができます。

反応速度を高めるコツは、アンテナを張ること。アンテナを張るとは、簡単に言えば盗み聞きをすることです。あらかじめ自分に振ってきそうな仕事を盗み聞きすることで、仕事を言い渡される前に取り掛かることができます。

ルールがあるスポーツだとこれはフライングで反則ですが、ビジネスの世界ではこれが許されるのです。

「盗み聞きしたくらいでこれから指示される仕事なんてわかるの?」とお思いでしょう。

もちろん、上司が「〇〇さん(あなたの名前)にこんな仕事を任せようと思う」なんてあなたに聞こえる声では話しません。

ですが、「先日の件についてミーティングをしたいんだけど、来週の水曜あたりはどう?」と上司が言っているのを聞けば、「もしかしたら来週の水曜までに会議の資料作成を指示されるかもしれない」ということや、「来週の水曜に会議室のセッティングを指示されるかも」ということが推測できますよね。

そのため、急ぎの仕事は火曜日までに終わらせようと心づもりをすることができます。

ですが、もし上司が水曜日に会議を考えていることを聞いていなかったら、前日の火曜日に急に資料作成を依頼されるかもしれません。

ちょっとの差に思えますが、あらかじめ心の準備をしておくことで仕事のスピードは大きく変わってくるもの。上司や周りの人のささいな一言があなたの仕事を助けてくれることがあります。

業務の落ち着いたタイミングだけでもいいので、周りの会話にそっと耳をすませてみましょう。アンテナを張り巡らしておくことで、きっとあなたの役に立つことがあるはずです。

 

手際の良さを鍛えよう

手っ取り早く仕事のスピードを速めたいなら、仕事の専門知識よりもパソコンスキルを高めましょう。

1日に1度でもパソコンを触るという人は、ちょっとした時短テクを学ぶだけで処理スピードが圧倒的に速くなります。

パソコンが苦手な人が身につけるべきパソコンスキルは次の2つだけ。

  • キーボードを見ずにタイピングをする「ブラインドタッチ」
  • ムダな操作を省く「ショートカットキー」

これらは、どんなスキルよりも真っ先に身に着けるテクニックです。

ビジネスマナーや営業スキルは時短にはつながりませんが、パソコンスキルを身に着ければだれでも必ず仕事の時間効率をあげることができ、あなたのために「スキマ時間」を作ってくれます。

そうしてできた「スキマ時間」を、仕事の勉強や他のスキルの習得のために活用しましょう。

大切なのは、まず自分のためのに時間を作ってくれるスキルを身につけること。

一朝一夕でマスターできるスキルではありませんが、仕事の速い人なら必ずマスターしておきたいテクニックです。

 

モチベーションを高めよう

仕事に対するモチベーションが低いと、せっかく身につけたテクニックも役に立ちません。

そのため、モチベーションを高めることはどんなテクニックや知識よりも重要と言えるでしょう。

そんなモチベーションを高めるのにオススメなのが、仕事の期限を決めること。

「今日は○時までにこの仕事を終わらせて絶対に残業しない!」とか、

「会議が始まるまでにこの発注作業を完了させる!」というふうに自分だけの締め切りを設定することでポジティブな「焦り」や「緊張感」がうまれ、サボりがちな気持ちをきりっと引き締めることができます。

仕事の期限を決めるテクニックは疲れた時でもやる気を高めるのに有効なので、ぜひ積極的に活用をしてみてくださいね!

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