この記事は、こんな人の役に立ちます
- すぐ焦ってしまう
- 忙しいとミスを連発する
- 今すぐテンパりを治したい
「まじめな人ほどテンパりやすい」と言われますが、テンパりやすい人は仕事面で損をすることがめちゃくちゃ多いですよね。
この記事を読んでくれているあなたも、テンパりやすい自分を治したいと考えているとてもまじめな方だと思います。
そんなあなたに一言言いたい。
テンパりは
治さなくて良い
まじめなあなたは「なんとかこのダメな性格を治さないと！」と頑張ってしまってはいませんか？
実は、「テンパらないこと」よりも「テンパっていてもミスしない仕組み」を作り出すことのほうが大切です。
人の性格は簡単には変えられません、諦めてください。あなたはこれからもテンパります。わたしも中学生の時に諦めました。
そもそも、ムリに自分を変えようとすることは、自分自身を否定すること同じ。
下手をすれば、心にトラウマやストレスを作り出してしまい、うつ病になるなんてことも…。
改めて言いますが、１日でテンパる性格を変えるなんてできません。
ですが、テンパってもうまく仕事を乗り切ることができるコツはあります。
この記事では、そんなテンパり症なあなたに読んでほしい、「テンパっても大丈夫なコツ」を紹介したいと思います。
仕事が遅くて悩んでいる人や、テンパったことで落ち込んでいるひとはこちらの記事もオススメ！
思わずイラッとしちゃうくらい「仕事が遅い人」に共通する３つの特徴
仕事で失敗しても翌日から気持ちを切り替えるための５つのコツ
目次
ToDoリストをつくる
わたしも、生まれつきの超あせり症です。
こんな性格に産んだ親を何度憎んだかわかりません。
このブログを読んでくれているあなたも、仕事がいそがしくなると・・・
アルパカ
というふうに、すぐに頭がパンクしそうになり、あせってしまい仕事どころじゃなくなることはありませんか？
そんなわたしみたいなハイパーあせり症な人に試して欲しいのが、ToDoリストを作ることです。
アルパカ
「タスクリスト」とも言うよ！
クロパカ
ＴｏＤｏリストを作ろう！
抱えている仕事が多くなると、急ぐあまりについ、あれこれと仕事に手を出してしまってはいませんか？
仕事が増えると、なにをしなきゃいけないか覚えるだけで大変。
しかも他の仕事の進捗や締め切りが気になってしまい、肝心な「今している仕事」に集中できなくなってしまいます。
そんなときはＴｏＤｏリストにいま抱えている仕事を全て書き出し、一度頭をリセットしましょう。
先の仕事のことは全て忘れ、今している仕事に集中するのです。
参考 よいToDoリストを作る3つのポイントPRESIDENT Online
これは私の経験則ですが、欲張って同時にいろんな仕事に手を出すと、ミスは爆発的に増えてしまいます。
どんな急いでも、仕事はいつも通りのスピードでしかこなせません。焦ってしまうのは脳が限界で悲鳴をあげているということなのです。
仕事が遅い人ほど色んな仕事に手を出して、どの仕事も中途半端…なんてこと、多いですよね。
思わずイラッとしちゃうくらい「仕事が遅い人」に共通する３つの特徴
急いでいるときはいったん先の仕事を全て忘れ、今している仕事に全神経を集中させることが最優先です！
あせり症な人は、ＴｏＤｏリストを活用してうまく頭をリセットしてあげましょう。
アルパカ
クロパカ
仕事の量を減らす
「仕事のスピードについていけない…」
なんて思いが頭をよぎったら、かなりやばい兆候だと思いましょう。
それは抱えている仕事が多すぎて、心が折れかけているサインです。
そんな時はちょっと仕事の手を止めて、仕事ができる上司や同僚のことをじっと観察してみましょう。
仕事が早い人は、なんだか効率がよさそうに見えませんか？
それは、実は効率がいいのではなくて、単純に抱えている仕事の量が少ないんです。
そう、仕事が早い人はそもそも仕事の量をうまく減らしているのです。
アルパカ
クロパカ
仕事の量を減らすには、
- 似てる仕事を一つまとめる
- いらない仕事を減らす
の2通りの方法があります。
それぞれについて詳しく見てみましょう！
まとめられる作業
似たような仕事は、まとめて作業してあげることで、作業の回数をぐーんと減らすことができます。
アルパカ
そんなあなたに「まとめやすい作業」の見つけ方をお教えしますね！
コツは「同じ作業は１日１回まで」と心に決めること
共通点がある仕事は、１回にまとめることができます。
例えば、いつもあなたがしている仕事の中に、
- 同じ事務機器やPCソフトを使う（メール、エクセル、裁断機など）
- 同じ職場環境で作業をする（会議室、支店、作業室…）
- 同じ人と作業をする（取引先、営業、上司、同僚など）
という仕事はありませんか？
そこで、思い切ってこれらの作業を、
１日１回しかやっちゃダメ！
と決めてみましょう。
プリンターを使うのも１日１回だけ。
同じ取引先に電話するのも１日１回だけ。
１回が無理なら、ギリギリ達成できる一番少ない回数を設定しましょう。
「今日はこの１回だけで終わらせよう！」と言う気持ちで仕事に取り組むと、他に一緒にできる作業がなかったかや、この人としなきゃいけない仕事が他になかったか自然と頭を使うようになります。
自分で回数制限を決めるだけで、だれでも「仕事をまとめる」ことができます。
いらない作業
確実にテンパってミスをしないようにするには、その仕事をしないことです。
アルパカ
もちろん仕事をサボってはいけません。
ですが、会社には「本当はしなくても良いのに、今までもしてたし、なんとなく続けてる仕事」がたくさんあります。
アンケートによると、社会人の５４％が「この仕事は『時間の無駄』だと思うことがある」と考えています。
参考 仕事をしていて時間の無駄だと思うことは?マイナビニュース例えば、あなたがしている仕事の中にこんな仕事はありませんか？
- １回も使ったことはないのに、毎回作るからとりあえず作っている資料
- 誰も分析しないのに毎月作っている支店の電気代や交通費等のグラフ
- 作ったらそれっきりで誰も読み返さない反省書、報告書
もし何のためにしているの分からない仕事に心当たりがあるなら、「どうしたらその仕事をしなくても良いか」を考えてみましょう！
例えば上の例に挙げた「誰も分析しないのに、支店の経費をグラフ化している場合」は、
「このグラフ、だれも見ていないようなので内容を電気代だけに絞ってみませんか？そのほうが社員もすぐ見れるし、電気代を意識して省エネに取り組むと思います。」
という風に上司にポジティブに提案してみましょう。
前向きな提案をすることで、上司も「そういうことなら」と仕事のやり方を変えることを許してくれやすくなります。
仕事ができる人は、そうして少しずつ自分の仕事量を減らしているのです。
目標タイムをきめる
テンパってしまう性格はなかなか変えられません。
むしろ、テンパることは、「早く仕事を終わらせたい！」という意欲があるからこそ。決して悪いことじゃないのです。
もしどうしてもテンパってしまい、焦ってミスをするようなら仕事に目標タイムを設定しましょう。
アルパカ
人は「時間制限」を決められると焦ってしまいますよね。
ですが、ここでいう目標タイムとは、「時間制限」ではなく「これくらいの時間があれば片づけられる」という目標のことです。
決して、「この時間までに終わらせないとダメ！」という締め切りではありません。
「達成できなくてもいい、でもこれくらいの時間で終わらせないな」という目標を決めるのです。
時間制限ではなく目標タイム
目標というからには、自分が達成できる範囲で設定する必要があります。
「この入力作業、２時間もあればできるかなあ」
「明日の会議資料、午前中になら完成できるかな」
という約〇時間というアバウトな時間設定でＯＫです。
目標タイムを決めることには、「〇時までに終わらせればいい」という心のゆとりを作ってくれる効果があります。
また、「最初に決めた目標よりも遅れているな」とか、「思ったよりも簡単な作業で、早く終わりそう！」という風に自分の作業ペースを管理する効果もあります。
- 目標タイムより早い →焦りぎみかも？ミスがないかもう一度チェックしてみよう
- 目標タイムより遅い → 遅れても大丈夫！どうして遅れたのか分析をしてみよう
ダイエットでも「とにかく痩せる！！」よりも、「1ヶ月で1kg、今年中に最低でも10kg痩せる！」の方がやる気が出しやすいですよね。
もし痩せられなかったのなら、
「何ヶ月目で達成できなかったんだろう」
「その月はどうして達成できなかったんだろう」
と原因を追究をすることもできます。
仕事でも同じで、あらかじめ目標タイムを設定しておくことで、
「どうして遅れたのだろうか」
という原因分析をすることができて、仕事のスピードを速める手掛かりになります。
アルパカ
クロパカ
早めにチェックしてもらう
テンパりながらも、なんとか仕事ができたと思ったら、上司にダメだしされて結局やり直し…なんて経験ありませんか？
アルパカ
わたしも、せっかく工夫して渾身の作品を上司に「全然ダメ。やり直して」と言われて超ショックを受けた経験があります。
でも、学校の先生が教えてくれた「努力は必ず報われるから！」っていう言葉は、会社では通用しないんですよね。
ほとんどの場合、自分の仕事を上司が見るのは「仕事が完成してから」になると思います。
ですが、仕事が終わってから上司にチェックしてもらうのは遅すぎます。
アルパカ
クロパカ
アルパカ
なので、上司には仕事が１割できた時点で１度チェックしてもらいましょう。
アルパカ
クロパカ
そもそも、上司が「やりなおせ！」というのはどうしてでしょうか。
ここで、上司の思考パターンを考えてみましょう。
- お、部下から仕事ができたとの報告が来た。ちょっと見てみるか。
- んんー？なんだか頼んでた内容と違うぞ？？こいつなんか勘違いしてないか？？
- 誤字脱字もたくさんあるし、資料のレイアウトも読みづらいなあ…。
- 他にも言いたいところはたくさんあるけれど、これを一つずつは指摘するのは時間の無駄だな。
- どうせ作り直させたら、また違う間違いも出てくるだろう。
- とにかく、一度部下にやり直させよう。
というように、「言いたいことはたくさんあるけど、ありすぎて言い切れないからとりあえず一度やり直してほしい。」という思考パターンから「やりなおせ！」という指示が飛んでくるのですね。
そうならないためにも、完成度１割の時点で上司の「もっとこうしてほしい」というダメ出しを聞いておくことで、完成したときに「思ってたのと違う！」と上司に思われるのを防ぐことができます。
早めの軌道修正のために１割の状態でチェックしてもらうのです。
１割の仕事を上司に見てもらう方法
でも１割しかできてない仕事を上司に見てもらうのってちょっと緊張しますよね…
「まだこれしかできてないのか！？」って怒られそうでちょっぴりドキドキ。
そんなときは、できるだけさらっとチェックをお願いしてみましょう。
例えば、こんな言い回しをすると、上司に怒られず、かつ自然にチェックしてもらうことができます。
- ふと思い出したように見てもらう（あ、そういえばこの間の資料なんですけど…）
- あらかじめ未完成であることを伝える（まだ手を付けたばかりなのですが、ちょっと見てもらえませんか？）
- 「上司が頼りなんです！」と自尊心をくすぐる（今ちょっと仕事の進め方で悩んでまして…）
- 他の仕事のついでにチェックしてもらう（こっちの資料はこんな感じで良いですか？）
コツは、「間違えていることを前提に見てもらうこと」です。
まだ未完成なことは分かっているので、上司もそこまで怒ることはありません。
また、１割しか作業を進めていないので、たとえやり直しになってもダメージは少ないです。
クロパカ
アルパカ
テンパったときのまとめ
テンパったときは、とにかく焦っていて集中力がなく、非常にミスをしやすい状態です。
そのため、「テンパったときはこうする！」と自分の中で流れを決めておきましょう。
特に、今回ご紹介した
- ＴｏＤｏリストをつくる
- 仕事の量を減らす
- 目標タイムをきめる
- 早めにチェックしてもらう
の４つは、普段から実践したいテクニック。
いざ焦ったときでも落ち着いて対応できるように今から試してみてくださいね！
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